Trong các cuộc thi áp dụng hình thức bình chọn trả phí (Paid Vote), dòng tiền thường đổ về từ rất nhiều nguồn khác nhau: Ví điện tử (MoMo, ZaloPay), Thẻ quốc tế (Visa/Master), Thẻ ATM nội địa hay thậm chí là In-App Purchase. Việc quản lý và đối chiếu hàng nghìn giao dịch nhỏ lẻ này là một “cơn ác mộng” với bộ phận kế toán nếu làm thủ công. Đó là lý do BTC cần một quy trình đối soát voting chuyên nghiệp và tự động hóa.
Tại Eventista, chúng tôi cung cấp giải pháp quản trị doanh thu minh bạch tuyệt đối, giúp BTC không chỉ nắm rõ “tiền đang ở đâu” mà còn rút ngắn thời gian quyết toán.
1. Tại sao đối soát thủ công là rủi ro lớn?
Nhiều đơn vị tổ chức vẫn giữ thói quen đợi hết sự kiện mới xuất file Excel từ từng cổng thanh toán (Payment Gateway) về để cộng trừ thủ công. Cách làm này tiềm ẩn 3 rủi ro chí mạng:
- Sai lệch số liệu (Data Discrepancy): Doanh thu ghi nhận trên hệ thống vote và doanh thu thực nhận tại cổng thanh toán bị lệch nhau (do giao dịch pending, lỗi mạng…).
- Thất thoát do gian lận: Không lọc được các giao dịch “Chargeback” (người dùng yêu cầu hoàn tiền sau khi đã vote) hoặc các giao dịch từ thẻ tín dụng bị đánh cắp (CC Chùa).
- Chậm trễ dòng tiền: Mất hàng tuần để đối chiếu xong mới có thể chia sẻ lợi nhuận (Revenue Share) cho đối tác, gây ảnh hưởng uy tín.
2. Quy trình đối soát voting 4 bước chuẩn hóa tại Eventista
Hệ thống 1Vote được thiết kế để tự động hóa tối đa quy trình này, đảm bảo tính chính xác từng đồng (Real-time Audit).
Bước 1: Ghi nhận giao dịch thời gian thực (Real-time Recording)
Ngay khi khán giả thanh toán thành công, hệ thống sẽ ghi nhận đồng thời 2 luồng dữ liệu lên Dashboard:
- Dữ liệu Vote: Cộng điểm tương ứng cho thí sinh.
- Dữ liệu Tài chính: Ghi nhận mã giao dịch (Transaction ID), số tiền, nguồn tiền và thời gian.
Bước 2: Rà soát và Làm sạch dữ liệu (Data Validation)
Trước khi chốt sổ, hệ thống (cùng đội ngũ vận hành Eventista) sẽ thực hiện quét lại toàn bộ giao dịch để loại bỏ:
- Các giao dịch lỗi (Failed/Pending).
- Các giao dịch nghi ngờ gian lận hoặc yêu cầu hoàn tiền (Refund). Bước này đảm bảo doanh thu báo cáo là Doanh thu thực nhận (Net Revenue).
Bước 3: Đối soát chéo với Cổng thanh toán (Cross-check)
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình đối soát voting. Eventista sẽ làm việc trực tiếp với các đơn vị trung gian thanh toán (MoMo, VNPay…) để đối chiếu 2 bảng dữ liệu.
- Với mô hình Vận hành trọn gói, BTC không cần tự làm việc với từng cổng thanh toán. Eventista đứng ra làm đầu mối xử lý các sai lệch (nếu có) và gửi báo cáo thống nhất cuối cùng.
Bước 4: Xuất báo cáo và Quyết toán (Final Settlement)
Hệ thống tự động xuất file báo cáo tài chính chi tiết (Financial Report) theo chuẩn kế toán, bao gồm:
- Tổng doanh thu (GMV).
- Phí cổng thanh toán (Gateway Fee).
- Doanh thu chia sẻ (Revenue Share). BTC chỉ cần dựa vào báo cáo này để xuất hóa đơn và nhận tiền về tài khoản.
3. Vai trò của Dashboard trong việc minh bạch hóa
Với các sự kiện có nhiều bên cùng góp vốn hoặc chia sẻ doanh thu (Nhà tài trợ, Đơn vị bản quyền…), tính minh bạch là tối thượng.
Dashboard của Eventista cho phép cấp quyền truy cập View-only (Chỉ xem) cho các đối tác. Họ có thể tự đăng nhập và theo dõi biến động doanh thu theo thời gian thực mà không cần hỏi BTC “Hôm nay bán được bao nhiêu rồi?”. Điều này tạo dựng niềm tin tuyệt đối giữa các bên hợp tác.
Kết luận
Một sự kiện thành công không chỉ là sự bùng nổ trên sân khấu mà còn là sự an toàn và hiệu quả về mặt tài chính.
Sở hữu một quy trình đối soát voting chặt chẽ, tự động hóa từ Eventista giúp Ban tổ chức gỡ bỏ gánh nặng kế toán, phòng tránh thất thoát và đảm bảo dòng tiền về túi nhanh nhất, chính xác nhất.
Để khám phá thêm nhiều thông tin hay và bổ ích, hãy truy cập ngay vào Blog Eventista nhé!
“Eventista – Hệ sinh thái giải pháp tối ưu hóa doanh thu cho sự kiện giải trí và nghệ sĩ”
